Sekretarya

Ekol Hijyen ofis sekretaryası ve etkinlik sekretaryası olarak iki farklı hizmeti aynı uzman kadronun idaresiyle vermektedir.

 

Profesyonel iş çözümleri ortağınız olarak ofis sekretaryası hizmetleri, yeni kurulmuş bir işletmenin ofis temininden ofis trafiğinin organizasyonuna kadar geniş bir yelpazeyi kapsar. Görevlendirilen personel Ekol Hijyen'in müşterisi adına gelen ziyaretçileri karşılar, gelen-giden evrak/kargo takibini yönetir ve yönlendirir, telefon trafiğini yanıtlar, çağrıları firma yetkililerine ve müşteri temsilcilerine yönlendirir, bu çağrıları raporlayıp gün sonunda yönetime raporlar ve faks/e-posta trafiğini yönetir ve yönlendirir. Ofis temini projeleri ise personel teminine ek olarak, yeni ofisin kurulması ve gerekli ofis malzemelerinin alınması gibi paket hizmetleri kapsar.

 

Etkinlik sekretaryası hizmetleri ise toplantı, konferans gibi faaliyetlerin organizasyonlarını kapsamaktadır. Ekol Hijyen etkinlik sekretaryası hizmetleri üç farklı etkinliğe cevap verir ve herbiri kendine özgü iş planları ile projelendirilir.

 

Programlar:

 

Konferans ve panel gibi etkinliklerin taslak aşamasından başlayan iş planı son aşamada etkinliğin amacına ulaşmasına kadar projelendirilir ve etkinlik sahiplerinin sekretarya işlerinden uzaklaştırılıp etkinlik verimlerinin artması için asistanlık hizmetini kapsar.

• Temanın belirlenmesi
• Konuşmacılarla ve organizatörlerle iletişimin yürütülmesi
• Metinlerin ve toplantı bildirilerinin takibi, bunları hazırlayanların birbiriyle etkileşiminin ve tutarlılığın sağlanması
• Görsel anlatım ve tanıtım malzemelerinin hazırlanması ve takibi
• Toplantı salonunun hazırlanmasında ve toplantı idaresinde organizatörler adına yer alınması
• Gezilerin organizasyonu

 

Toplantı Operasyonları:

 

Ekol Hijyen, toplantı organizasyonlarının başarıyla tamamlanabilmesi için şeffaflığın ve tecrübe/uzmanlık paylaşımının vazgeçilmez bir faktör olduğunun farkında olan projelerde en verimli sonuçlara ulaşmıştır. En belirgin örneklerden olan kongre etkinliklerinde çok sayıda katılımcının/ihtiyaçlarının yönetilebilmesinin yanı sıra her gelişmenin izlenebilip raporlamaların ve gündem belirlemelerinin başarıya ulaşabilmesi için kesintisiz bir işbirliği zaruridir. Bu kapsamdaki hizmet sunumları genel anlamda aşağıdaki hususları kapsar:

• Toplantı merkez(ler)inin tespiti, yönetimi
• Herbir katılımcı ve misafir için verilecek hizmetlerin belirlenmesi ve planlanması
• Kongrenin halka ve basına sunumu, halkla ilişkiler
• Veritabanı yönetimi
• Tanıtım malzemelerinin hazırlanması ve takibi
• Sekretarya hizmetleri
• Kayıt takibi
• Otel rezervasyonları, araç kiralama işlemleri, diğer hasta, engelli vb kişisel sorunların çözümlenmesi
• Yaka kartı gibi her bireye ulaştırılacak malzemelerin hazırlanması ve teslimi
• Toplantı merkez(ler)inde kullanılacak malzemelerin/sahnenin hazırlanması ve yerleştirilmesi/montajı
• Teknik ekipmanların temini
• Tercümanlık hizmetleri
• Refakat ve güvenlik hizmetleri
• Onsite sekretarya
• Toplantı sonrası değerlendirme ve kayıt, fotoğraf vb malzemelerin organizasyona teslimi

 

Sosyal Etkinlikler:

 

Ekol Hijyen, ilk iki grubun kapsamında yürütülecek olan sosyal etkinliklerin ilgili toplantı süreçlerine uygun olarak planması kaydıyla aşağıdaki bileşenlerini de gerçekleştirmektedir.

• Kahve molaları, öğle ve akşam yemekleri
• Resepsiyonlar, kokteyller, galalar
• Toplantılar sırasında toplantıya katılmayacak ya da toplantı zamanları dışında eşler, gençler ve çocuklar için programlar
• Şehir turları
• Transfer hizmetleri
• Havayolları ile ilişkiler
• Toplantı öncesi ve sonrası turlar
• Kültürel aktiviteler
• Temalı geceler
• Animasyonlar